Patrick Smets - Personal Assistant (Directie)

Wat ga je doen als Personal Assistant bij BMW?

Voor de ondersteuning van de operationeel directeur en gedelegeerd bestuurder zoeken we een personal assistant die rust, overzicht en vertrouwen brengt in een dynamische werkomgeving.

Je komt terecht in een context waar veel tegelijk beweegt en snel geschakeld wordt. Net daar maak jij het verschil: je zorgt voor structuur, bewaakt het overzicht en neemt werk uit handen zodat alles vlot blijft lopen.

Je staat dicht bij de kern en wordt een echte rechterhand, met een brede rol die verder gaat dan klassieke ondersteuning.

Admin

• Beheren van agenda’s en planning
• Bewaken van prioriteiten en deadlines
• Beheer van centrale mailboxen
• Contact met externe partijen zoals advocaten (GDPR, contracten, dossiers)
• Opvolging van verzekeringsdossiers en -contracten
• Administratieve opvolging van o.a. FSMA-gerelateerde zaken
• Beheer van het wagenpark
• Ondersteuning bij communicatie en LinkedIn

Facility

• Opvolgen van gebouwen, onderhoud en herstellingen
• Offertes opvragen, vergelijken en opvolgen
• Coördineren van renovaties en werken
• Zoeken en aansturen van leveranciers
• Vergelijken van bestaande leveranciers
• Beheer van laadinfrastructuur
• Opvolging van verhuur
• Contact met steden en gemeentes
• Aanvraag en opvolging van vergunningen
• Opvolging van keuringen en regelgeving, inclusief milieuluik
• Coördinatie met externe instanties
• Zorgen dat alles operationeel vlot blijft draaien

Persoonlijke ondersteuning

• Praktische ondersteuning (zoals droogkuis en afspraken)
• Versturen van uitnodigingen
• Ondersteuning bij events
• Opvolgen en organiseren van verplaatsingen
• Voorbereiden, opvolgen en verslaggeving van meetings.
• Organiseren van events en afspraken
• Opvolging van bestellingen en praktische zaken (zoals geschenken en reservaties)